Электронный архив документов является важным элементом системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов любой организации. Без этого невозможно организовать эффективное управление информацией, от которого напрямую зависит взаимодействие отделов, производительность труда сотрудников и время, затрачиваемое на принятие управленческих решений. Бумажные архивы занимают много места и поиск информации в этих архивах порой занимает до 25% рабочего времени сотрудников.
Возможности системы электронного архива документов:
-
ввод в систему и создание электронных документов;
-
печать необходимых документов;
-
просмотр нужных документов;
-
оперативный поиск документов по самым различным параметрам (по дате, по контрагенту, по названию или фразе);
-
невозможность удаления документов из системы;
-
возможность интегрирования одних документов с другими;
-
резервное копирование всех документов, входящих в архив;
-
контроль за историей изменения электронных документов.
Преимущества электронной архивации
С вводом электронных архивов неизбежно сократится время на введение нового сотрудника в курс дела. Для этого необходимо лишь разрешить сотруднику доступ к документам, которые имеют отношение к его работе.
Далее, информация перестанет терятся. Часто информация которая хранится в бумажном виде, по ряду причин приходит в негодность. Например, выцветание, ветхость или пролитый кофе могут принести к большим потеряем нужной информации. Электронные архивы позволяют гарантировать сохранность информации.
Кроме того, документы не могут быть утеряны, их не может взять домой кто-то из сотрудников, а потом потерять, забыть, уволиться.
Достигается экономия на копировании архивных документов. С внедрением электронного архива отпадает необходимость копировать документы, т.к. доступ к документам возможен прям с рабочего места струдника, через систему. Сотрудник лишь указывает реквизиты необходимого документа и мгновенно получает его электронную версию.
Также электронный архив документов можно использовать для хранения таких документов, как чертежи( архив проектной документации), звуковые файлы, видео файлы, фотографии и другие изображения.
Автоматизация бизнес-процессов
В настоящее время автоматизация бизнес-процессов является наиболее актуальной задачей для повышения эффективности деятельности коммерческих компаний и государственных учреждений. Мы предлагаем решения, позволяющие в короткие сроки и с минимальными усилиями решить задачи автоматизации бизнес-процессов. В качестве платформы для автоматизации бизнес-процессов мы рекомендуем использоваться системы ЕВФРАТ, Мотив и Alfresco. Каждая из них уникальна по своему и подходит для различного бизнеса и различных задач.
Согласование документов
Во многих организациях работа с первичными бухгалтерскими документами (счета на оплату, акты, счета-фактуры и т. д.) ведется в традиционном бумажном виде. Часто это приводит к отсутствию четких регламентов обработки таких документов, неэффективному использованию рабочего времени, потере первичных бухгалтерских документов. В результате у организации возникают различные проблемы (например: сдача бухгалтерской отчетности), что может привести к штрафным санкциям и ухудшению взаимоотношений с контрагентами.
Управление проектами
Компании успешно управлюящие своими проектами всегда выгодно отличались от своих конкурентов. Очень часто возникает ситуации, когда необходимо передать информацию по текущему проекту, либо найти информацию по проекту, который уже кончен. Система оперативного управления компанией Мотив поможет вашей компании не только автоматизировать электронный документооборот и управлять проектами и задачами.
